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Segregação de funções em fundações: quem decide, quem aprova, quem paga

Segregação de funções é separar, entre pessoas diferentes, as etapas críticas de uma operação: quem registra, quem aprova, quem paga e quem confere. Numa fundação que custeia tratamento, isso vale para a entrada de recursos, a concessão ao paciente e o pagamento a quem fornece. O objetivo é que nenhum erro ou desvio dependa de uma única pessoa para acontecer — e que isso fique provado no registro.

Por que isso importa para uma fundação

A fundação é velada pelo Ministério Público (Código Civil, art. 66) e, quando recebe dinheiro público em parceria, entra num regime que a Lei 13.019/2014 orienta pelos princípios da legalidade, legitimidade, impessoalidade, moralidade, publicidade, economicidade, eficiência e eficácia (art. 5º).

Não há, nessas leis, uma regra única que descreva como dividir tarefas. A segregação de funções é uma prática de controle interno. Ela reduz o risco e, principalmente, dá ao gestor como demonstrar que as decisões passaram por mais de uma pessoa.

As etapas que devem ficar separadas

Entrada de recursos: quem registra um aporte ou doação não deve ser quem confirma que ele entrou.
Concessão: quem cria o custeio de um paciente não deve ser quem o aprova.
Avaliação clínica: a aptidão do paciente é atestada por profissional de saúde, não por quem aprova o pagamento.
Pagamento: quem ordena o repasse não deve ser quem concilia o extrato.
Cadastro de parceiros: quem credencia uma associação não deve ser o único a aprovar pagamentos a ela.
Acesso a dados de saúde: só quem precisa, para a finalidade definida.

E se a equipe for pequena?

Muitas fundações têm duas ou três pessoas na operação. Mesmo assim, dá para aplicar a regra mínima: duas pessoas diferentes em cada decisão que movimenta dinheiro. Quando não houver segunda pessoa na equipe, um conselheiro ou diretor pode fazer a aprovação.

Onde a separação não for possível, use controles compensatórios: revisão periódica por alguém de fora da operação, conciliação mensal feita por terceiro e acesso de leitura para auditoria.

Um exemplo de divisão para equipe de três pessoas

Um desenho possível, a ajustar ao estatuto e ao tamanho da fundação:

Pessoa A (operação): cadastra pacientes, registra aportes e cria concessões.
Pessoa B (gestão): confirma aportes, aprova concessões e ordena pagamentos.
Profissional de saúde: atesta a aptidão do paciente segundo os critérios do programa.
Conselheiro ou auditor: revisa por amostragem, a cada período, concessões, pagamentos e conciliação.

Dados de saúde também entram na segregação

Pela LGPD, dado referente à saúde é dado pessoal sensível (art. 5º, II). O princípio da necessidade limita o tratamento ao mínimo necessário (art. 6º, III), e os agentes de tratamento devem adotar medidas de segurança contra acessos não autorizados (art. 46).

Na prática: quem aprova o pagamento não precisa ver o laudo. Basta saber que um profissional habilitado atestou a aptidão segundo os critérios do programa.

Como provar que a segregação existe

Um regimento que diz "duas pessoas aprovam" não prova nada se o sistema deixa uma só pessoa fazer tudo. A prova está no registro de cada ato: quem fez, quando e o que foi feito.

Por isso, prefira ferramentas em que a regra é aplicada pelo sistema, e não só descrita em manual. Guarde esse registro junto da prestação de contas.

Na Kolibri

No painel de fundação da Kolibri, a segregação é regra do banco de dados, não só do manual: o aporte é registrado por uma pessoa e confirmado por outra, e a concessão é criada por uma e aprovada por outra. O atestado de aptidão é emitido pelo profissional de saúde da fundação, com registro no conselho, a partir dos documentos que o paciente escolheu mostrar. A fundação nunca vê CPF nem CID ou diagnóstico do paciente. O dinheiro fica na conta da fundação — a Kolibri nunca recebe, guarda ou transfere dinheiro — e o auditor externo pode ter acesso só de leitura, com cada leitura registrada.

Kolibri para associações e fundações

Perguntas frequentes

O que é segregação de funções?

É distribuir entre pessoas diferentes as etapas críticas de um processo, como registrar, aprovar, pagar e conferir. Assim, nenhuma pessoa sozinha consegue concluir uma operação sensível.

A lei obriga a fundação a ter segregação de funções?

Nas leis consultadas aqui (Código Civil, MROSC e LGPD) não há uma regra única que descreva essa divisão. É uma prática de controle interno que ajuda a demonstrar boa gestão ao Ministério Público e a parceiros. Estatuto, financiadores e auditores podem exigi-la.

Como aplicar com só duas pessoas na equipe?

Exija duas pessoas diferentes em cada decisão que movimenta dinheiro. Complete com revisão periódica feita por alguém de fora da operação, como um conselheiro ou auditor.

Segregação de funções vale também para o acesso a dados de pacientes?

Sim, como boa prática. Pela LGPD, o tratamento deve se limitar ao necessário (art. 6º, III): cada função acessa só os dados de que precisa.

Quem pode aprovar quando só há uma pessoa na operação?

Um diretor ou conselheiro que não fez o registro. O importante é que a aprovação fique registrada com nome e data.

Fontes

Código Civil (Lei 10.406/2002), art. 66 — Planalto
Lei 13.019/2014 — MROSC, art. 5º — Planalto
Lei 13.709/2018 — LGPD, arts. 5º, 6º e 46 — Planalto

Conteúdo informativo, que não substitui orientação médica ou jurídica. Atualizado em 30/09/2026.